Pour de nombreuses entreprises, l’externalisation de tâches à un assistant à distance est devenue une bien meilleure alternative à l’embauche d’un employé à temps plein. Il y a plusieurs raisons à cela :
- Les assistants à distance sont plus rentables car ils sont payés à l’heure et ne travaillent souvent que quelques heures par jour. Vous n’aurez pas non plus à payer pour l’équipement et l’espace de bureau, les taxes et les primes. Vous ne payez que le travail effectué.
- Vous pouvez embaucher des assistants virtuels spécialisés pour des tâches particulières telles que la gestion du référencement. Les employés à temps plein effectuent souvent des tâches générales et peuvent manquer de compétences spécialisées.
- Les assistants à distance gèrent les tâches administratives et de bureau permettant aux employés de haut niveau de se concentrer sur les tâches critiques de l’entreprise
Dans ce guide, nous discuterons des principales tâches à sous-traiter à un assistant freelance à distance.
Les services d’assistant à distance vont des tâches administratives générales aux tâches spécialisées telles que la conception graphique . En confiant à un assistant virtuel diverses responsabilités à distance, vous aurez plus de temps pour vous concentrer sur la croissance et les activités génératrices de revenus.
Voici les 10 principales responsabilités que vous pouvez confier à un assistant à distance:
- Travail de bureau général
- Gestion des médias sociaux
- Comptabilité
- SEO et marketing numérique
- Gestion du site Web
- Rédaction et gestion de contenu
- Service client
- Soutien au recrutement
- Montage audio et vidéo
- Saisie et transcription des données
Responsabilités administratives générales
La plupart des entreprises embauchent des assistants pour gérer les tâches administratives générales. Bien que les tâches de bureau et administratives soient faciles à gérer, elles ont également tendance à être répétitives et fastidieuses. Ils n’ont pas non plus besoin d’études ou de formation spécialisée pour être performants.
Le tableau suivant met en évidence certaines des responsabilités administratives les plus courantes :
| Tâche | Activité impliquée |
|---|---|
| Gestion des e-mails | Répondre aux e-mails des clients et autres parties prenantes Organiser la boîte de réception Gérer les spams |
| Gestion des horaires | Configuration des rendez-vous Gestion du calendrier—Définition et mise à jour des événements importants Planification des réunions en ligne et définition des rappels |
| Préparation des documents pertinents | Création de formulaires d’enquête et de questionnaires Préparation de diaporamas |
| Traitement des appels et des demandes commerciales | Réception d’appels personnels et professionnels |
Gestion des médias sociaux
Une présence sur les réseaux sociaux est un must pour les entreprises. Pour gérer et développer vos comptes professionnels sur les réseaux sociaux, vous aurez besoin d’un assistant dédié aux réseaux sociaux . Les assistants freelance des médias sociaux remplissent plusieurs fonctions :
- Rédigez, modifiez et partagez des publications sur les profils de médias sociaux de votre entreprise
- Interagissez avec votre communauté en ligne en répondant aux demandes de renseignements (DM et commentaires)
- Organisez des concours, des conversations et des sondages sur Instagram et d’autres plateformes
- S’assurer que les informations sur la page de médias sociaux de l’entreprise sont à jour
- Créer des promotions et des campagnes pour attirer de nouveaux clients et accroître la notoriété de la marque
- Suivre les performances des campagnes à l’aide d’outils pertinents (Facebook Ads, TikTok Business Suite, etc.)
- Rechercher les tendances actuelles et les stratégies de médias sociaux des concurrents
- Maintenir une image de marque cohérente sur toutes les plateformes
- Effectuez régulièrement des audits des médias sociaux sur le trafic, les mentions, les partages, etc. pour suivre la croissance globale
Comptabilité et tenue de livres
Quelle que soit la taille d’une entreprise, la gestion de la comptabilité et de la paie est l’une des activités les plus chronophages et les plus fastidieuses de la gestion d’entreprise . Ces activités peuvent prendre trop de temps pour un employé de haut niveau dans votre entreprise. L’embauche d’un assistant virtuel de tenue de livres est le meilleur moyen d’économiser du temps et de l’argent dans l’exécution de diverses tâches comptables, telles que :
- Gestion de la paie de base (primes, déductions des employés, incitations, rémunération des heures supplémentaires)
- Facturation clients
- Gestion fiscale
- Responsabilités bancaires telles que le paiement des factures et le transfert de fonds
- Maintenir et rapprocher les dossiers financiers à l’aide d’un logiciel de comptabilité comme Xero
SEO et marketing numérique
Si vous souhaitez augmenter le trafic Web vers votre site, la notoriété de votre marque et vos ventes, faites appel à un assistant freelance spécialisé et expérimenté dans le référencement et le marketing numérique. L’embauche de ces assistants à distance spécialisés est beaucoup plus abordable que d’embaucher un employé à temps plein ou de constituer une équipe de marketing numérique.
Voici ce que font les assistants virtuels SEO :
- Mener des campagnes d’email marketing
- Création de liens
- Blogs invités
- Recherche de mots clés
- Marketing YouTube
- Mise en place de campagnes PPC (pay-per-click)
- Analyse de la concurrence
Gestion du site Web
En tant qu’entreprise, votre site Web agit comme la vitrine numérique de votre entreprise. En tant que tel, votre site doit être rapide, facile à utiliser et à naviguer, et très réactif .
Un assistant spécialisé dans le développement et la gestion web assurera le bon fonctionnement de votre site web et de votre boutique e-commerce. Vous pouvez sous-traiter les tâches suivantes à une VA de gestion Web :
- Installer, personnaliser et mettre à jour des plug-ins pour permettre la personnalisation des caractéristiques et fonctionnalités du site et assurer la sécurité du site
- Fournir un support technique
- Développement de systèmes de paiement et de billetterie sécurisés pour une boutique de commerce électronique
- Effectuer des sauvegardes régulières du site Web
- Optimiser l’interface utilisateur (UI) et assurer la compatibilité entre les appareils et les navigateurs
Rédaction et gestion de contenu
La rédaction de contenu est la stratégie idéale pour développer un site Web et un blog de manière organique. Néanmoins, pour y parvenir, vous avez besoin d’un excellent assistant en marketing de contenu pour écrire et publier du contenu de haute qualité pour votre site Web.
Votre assistant à distance freelance dédié doit être un excellent rédacteur et expert en marketing, car cela lui permet de :
- Écrire pour un groupe démographique spécifique
- Soyez informatif sans être verbeux
- Incorporer efficacement les aspects du référencement pour optimiser les articles de blog et l’ensemble du site Web
En dehors de cela, les assistants virtuels de rédaction de contenu effectuent les tâches quotidiennes suivantes :
- Rédiger et publier des articles de blog
- Blogs invités
- Élaboration de communiqués de presse et de newsletters
- Produire du matériel promotionnel tel que des livres blancs, des infographies et des livres électroniques
- Répondre aux commentaires du blog
- Interviewer des clients et rédiger des études de cas
Service client
L’embauche d’un assistant virtuel du service client est un excellent moyen d’établir des relations authentiques avec vos clients. Ces VA s’occupent d’une gamme d’activités de support client :
- Création de tickets d’assistance
- Assistance par chat en direct
- Création et réalisation d’enquêtes auprès des clients à l’aide d’outils de formulaire en ligne tels que Google Forms et des sondages sur les réseaux sociaux
- Répondre aux demandes envoyées au service d’assistance
Activités de recrutement
Le processus de recrutement comporte de nombreuses pièces mobiles qui peuvent facilement devenir accablantes pour une entreprise sans le personnel et les structures de soutien appropriés.
Lors de l’embauche, vous devez sous-traiter les responsabilités de recrutement à un assistant en recrutement dédié pour pouvoir vous concentrer sur la situation dans son ensemble. Ces tâches comprennent :
- Élaboration de descriptions de poste très précises
- Publication sur différents jobboards
- Utiliser un logiciel de recrutement pertinent pour évaluer les CV, tester les candidats, envoyer des e-mails de suivi et intégrer les candidats retenus
